이케아 구매대행 카톡 주문,
고객별 Slack 채널에서 주문 관리
“이 수납장 링크예요. 화이트에 80cm로 주세요.”
“어제 말한 주문에 스탠드 조명 하나 더 추가할게요. 배송비 포함 얼마예요?”
구매대행 직원은 카톡 주문 내용과 엑셀 주문 목록을 수시로 대조해야 합니다. 상품 링크, 옵션 변경, 추가 주문, 입금 문의가 여러 날에 걸쳐 들어오기 때문입니다.
화요일, 링크와 옵션이 나뉘어 들어옵니다
11월 10일 오후 2시, 한서하 직원은 주문 엑셀을 열어 놓고 Slack의 #이서연-수납장 채널을 확인합니다. 이서연 님이 보낸 링크, 색상과 사이즈, 수량이 2시 3분부터 4분까지 세 차례에 나뉘어 도착했고, 메시지는 시간순으로 표시됩니다. 같은 날 고객 명단에 없는 카톡 계정으로 온 문의는 #미식별-문의에 모이고, 한서하 직원이 고객을 지정합니다.
이케아 상품은 같은 이름이라도 색상과 사이즈 조합마다 재고가 다릅니다. 한서하 직원이 이케아 사이트에서 재고를 직접 확인하고, 재고가 없는 옵션은 고객에게 대체 색상을 확인합니다. 옵션을 빠뜨린 고객에게는 색상과 사이즈를 묻습니다. 이서연 님의 주문은 상품, 색상, 사이즈, 수량으로 정리해 채널에 쓰고, 정리한 주문 내용이 고객 카카오톡으로 전달됩니다. 2시 10분에 “네, 맞아요!”가 오면 엑셀 한 줄에 옮겨 적습니다.
수요일, 추가 주문과 배송비 문의
11일 오전 9시 41분에는 스탠드 조명 캡처 사진과 추가 주문, 배송비 문의가 옵니다. 전날 주문과 추가 주문이 같은 채널에 표시됩니다.
단가와 배송비는 엑셀에서 직접 계산합니다. 9시 52분에 수납장 160,000원, 스탠드 조명 20,000원, 배송비 30,000원, 합계 210,000원을 채널에 쓰고, 2분 뒤 엑셀로 만든 견적서 PDF를 올립니다. 올린 PDF는 이서연 님 카톡에 파일로 전달됩니다.
목요일, 입금 문의와 상담 종료
12일 오후 1시 5분, 입금했다는 연락이 옵니다. 한서하 직원은 은행 내역에서 이름과 210,000원을 직접 대조하고 엑셀의 입금 칸을 채운 뒤, 이케아 사이트에서 평소처럼 결제합니다. 채널의 스레드 댓글에는 입금 확인 메모를 남깁니다. 스레드 댓글은 직원끼리 보는 내부 메모여서 고객에게는 나가지 않습니다.
오후 3시 40분에 주문 진행을 묻는 메시지가 오면 3시 52분에 주문 접수 상태를 답합니다. 안내를 마치면 담당자가 상담을 시작한 메시지에 체크 표시를 남깁니다. 그러면 Slack 상담과 카카오톡 상담이 함께 종료됩니다. 상담 종료 내역은 Notion 상담 대장에 기록됩니다.
한서하 직원이 연차를 낼 때
다음 주 월요일부터 사흘간 연차를 내는 한서하 직원은 Slack에서 연차를 신청하면서 대리 직원으로 윤다온 직원을 고릅니다. 신청이 승인되면 연차 시작일에 윤다온 직원이 #이서연-수납장을 비롯한 한서하 직원의 담당 고객 채널에 들어옵니다. 채널별로 직원을 따로 초대할 필요가 없습니다.
윤다온 직원은 11일 견적서와 12일 입금 확인 내용을 채널에서 보고 이서연 님에게 바로 답합니다. 연차 종료일이 지나면 윤다온 직원은 채널에서 빠지고, 채널 담당자는 계속 한서하 직원입니다.
사흘 동안 한서하 직원은 고객별 Slack 채널에서 주문 확인과 견적 전달, 입금 확인을 처리했습니다. 기존 엑셀과 이케아 결제 방식은 그대로 사용했습니다.
연락이 끊기면, 다시 문의하면
상담의 마지막 메시지로부터 7일 동안 아무 연락이 없으면 상담이 보류 상태가 됩니다. 고객이 다시 문의하면 진행 중으로 돌아오고, 같은 채널에서 계속합니다.
도입 관련 질문
주문 상담을 시작하기 전에 무엇이 필요한가요?
주문을 받는 카카오톡 채널과 Slack 워크스페이스가 필요합니다. 고객 명단이 있으면 CSV 파일로 등록합니다.
기존 주문 엑셀과 이케아 결제 방식은 그대로인가요?
그대로입니다. 주문 목록 작성과 이케아 결제는 기존 방식대로 진행합니다.
고객도 새 앱을 설치해야 하나요?
설치하지 않습니다. 고객은 지금 쓰는 카카오톡 채널로 주문하고 답변을 받습니다.
쓰고 있는 Slack 워크스페이스에 붙일 수 있나요?
쓰고 있는 워크스페이스에 고객 채널이 추가됩니다. 직원은 같은 워크스페이스에서 해당 고객 채널로 들어가 답합니다.
끝난 상담의 기록은 어디서 보나요?
Notion 상담 대장에 고객, 상담 시작일, 담당자, 채널 링크, 상태가 기록됩니다.