카톡 출근부 사진으로
급여대장·명세서 만들기, 세무사무소용
매달 초 거래처 사장님들이 카톡으로 지난달 근무자료를 보냅니다. 출근부를 찍은 사진, 사장님이 만든 근무표 엑셀, "지호는 월수금 자정까지 했어요" 같은 글이 섞여 옵니다. 이 글에서는 그 자료가 급여대장과 급여명세서가 되는 흐름을 소개합니다. 거래처와 직원, 금액은 예시입니다.
자료 접수와 판독
사장님은 쓰던 카카오톡으로 사무소 채널에 자료를 보냅니다. 엑셀, CSV, PDF, 사진, 카톡 글이 보낸 거래처의 그달 급여 자료로 모이고, 종류에 맞게 읽힙니다. 사무소 서식 엑셀은 직원별 시급과 날짜별 근무시간으로, 사장님이 만든 표는 사람별 근무시간으로, "홍길동 총 105시간" 같은 카톡 글은 이름과 근무시간으로 읽습니다. 출근부 사진은 AI가 날짜, 이름, 출퇴근 시각 표로 만들고, 읽지 못한 칸은 표에 표시됩니다.
담당자 확인 및 입력값 승인
담당자는 슬랙에서 판독 결과를 확인하고 누락된 값을 입력합니다. 자료끼리 값이 다르면 담당자 확인 항목으로 표시되고, 담당자가 적용할 값을 정합니다. 사진에서 읽은 값은 담당자가 원본과 대조한 뒤에만 계산에 들어갑니다. 누락과 불일치를 확인한 뒤 입력값을 승인합니다.
세전 급여 계산과 확정
승인된 근무시간과 시급으로 세전 급여를 계산합니다. 2026년 최저시급은 10,320원입니다.
- 기본급: 근무시간 전체에 시급을 곱합니다.
- 주휴수당: 사업장 규모와 관계없이 소정근로일을 개근하고 한 주 근무시간이 15시간 이상인 직원에게 계산합니다. 주휴 인정시간은 주 근무시간을 40시간으로 나눈 비율(최대 1)에 8시간을 곱한 값입니다.
- 연장 · 야간 가산: 상시근로자 5인 이상일 때 계산합니다. 하루 8시간을 넘는 시간(주 40시간 초과와 겹쳐 세지 않습니다)과 밤 10시부터 아침 6시 사이 근무에 시급의 0.5배를 더합니다.
가상의 거래처 한빛식품(상시근로자 5인 이상, 시급 10,320원)의 2026년 9월 7일(월)부터 13일(일)까지 한 주를 계산 예시로 보겠습니다. 세 사람 모두 그 주 소정근로일을 개근했습니다.
| 성명 | 근무 | 실제 근무시간 | 연장 | 야간 | 주휴 인정시간 |
|---|---|---|---|---|---|
| 이서연 | 월~금 09:00~18:009일(수)은 20:00까지 · 휴게 1시간 | 428 × 4일 + 10 | 29일 10 − 8 | 0 | 8min(42 ÷ 40, 1) × 8 |
| 박지호 | 월 · 수 · 금 18:00~24:00 | 186 × 3일 | 0 | 622~24시 2 × 3일 | 3.6min(18 ÷ 40, 1) × 8 |
| 정하늘 | 토 · 일 11:00~17:00 | 126 × 2일 | 0 | 0 | 0주 15시간 미만 |
| 성명 | 기본급 | 주휴수당 | 연장 가산 | 야간 가산 | 세전 합계 |
|---|---|---|---|---|---|
| 이서연 | 433,44042h × 10,320 | 82,5608h × 10,320 | 10,3202h × 10,320 × 0.5 | 0 | 526,320 |
| 박지호 | 185,76018h × 10,320 | 37,1523.6h × 10,320 | 0 | 30,9606h × 10,320 × 0.5 | 253,872 |
| 정하늘 | 123,84012h × 10,320 | 0 | 0 | 0 | 123,840 |
| 합계 | 743,040 | 119,712 | 10,320 | 30,960 | 904,032 |
주휴수당 요건(소정근로일 개근 등)과 연장 · 야간이 겹치는 시간 처리는 담당자가 근로계약에 맞게 확인한 뒤 확정합니다. 담당자는 계산 결과 카드에서 사람별 금액을 보고 확정을 누릅니다. 확정 시 입력값과 계산 결과를 함께 보관합니다.
급여대장 · 명세서 생성 및 저장
확정된 금액으로 급여 문서를 생성합니다.
| 파일 | 용도 |
|---|---|
| 급여대장 엑셀 · PDF | 거래처 · 귀속월 한 장. 직원별 근무시간과 항목별 세전 금액 |
| 개인별 급여명세서 PDF | 직원 한 사람 한 장. 명세서 묶음 zip도 만듭니다 |
| 담당자용 계산 근거 엑셀 | 직원별 입력값과 계산 내역 |
금액 산출 근거는 계산 근거 엑셀에서 직원별 계산 내역으로 확인할 수 있습니다. 확정된 급여 문서를 거래처 폴더에 저장하고, 급여대장은 구글 시트로 만들어 거래처별 구글 드라이브 폴더에 저장합니다. 금액을 고쳐야 하면 수정 회차 시작을 눌러 2회차를 엽니다. 다시 확정하면 수정된 확정본을 기준으로 사용하며, 이전 확정본도 기록으로 남습니다.
업무 범위
- 카톡 자료 접수와 귀속월 정리
- 근무시간 판독과 검산
- 세전 급여 계산(기본급 · 주휴 · 연장 · 야간)
- 급여대장 · 명세서 · 계산 근거 엑셀
- 확정본 보관과 거래처별 저장
- 입력값 승인과 급여 확정
- 근로소득 원천세와 4대보험 세액 확정
- 쓰던 세무 프로그램에서 신고와 납부
- 사장님 문의 응대
자주 묻는 질문
거래처 사장님이 새 앱을 깔아야 하나요?
아니요. 사장님은 쓰던 카카오톡으로 사무소 채널에 출근부 사진이나 근무표 엑셀을 보내면 됩니다. 담당자가 쓴 답도 같은 카카오톡으로 받습니다.
출근부 사진이 흐리면 어떻게 되나요?
사진에서 읽은 값은 담당자가 원본과 대조해 확인한 뒤에만 계산에 들어갑니다. 읽지 못한 칸은 표에 표시되어, 담당자가 사장님께 확인해 입력합니다.
쓰던 세무 프로그램을 바꿔야 하나요?
아니요. Ponte는 근무자료 정리부터 세전 급여 계산, 급여대장과 명세서 만들기, 거래처별 저장까지 맡습니다. 원천세와 4대보험 세액 확정, 신고는 사무소가 쓰는 세무 프로그램에서 담당자가 합니다.
급여대장은 어디에 저장되나요?
급여대장을 구글 시트로 만들어 거래처별 구글 드라이브 폴더에 저장합니다. 드롭박스를 쓰는 사무소는 드롭박스 거래처 폴더에도 저장합니다.