공인중개사 카톡 문의 관리,
매물 1,000개 접수와 계약 서류

공인중개사 업무 자동화로 매물 접수와 고객 문의, 계약 서류 준비를 슬랙에서 합니다. 매물이 1,000개, 고객 카톡방이 100개를 넘으면 장부와 수첩으로는 따라가기 어렵습니다. 집 안 사진이 없는 매물은 3D 내부 이미지로 손님에게 보여 줍니다.

월요일 아침, 한빛공인중개사무소 박지호 실장은 출근하자마자 카톡부터 엽니다. 주말 동안 집주인이 보낸 매물 사진과 손님 문의가 섞여 있습니다. «그 집 아직 있나요?», «지난주에 본 집 계약하고 싶어요.» 매물은 장부에 있고 사진은 실장 휴대폰에 있습니다. 손님이 어제 통화한 직원을 찾는데 그 직원이 현장에 나가 있으면 답을 못 합니다. 계약이 몰리는 주에는 답하지 못한 카톡이 쌓이고, 답이 늦으면 손님은 다른 사무소에 연락합니다.

공인중개사 카톡 문의는 사무소 카카오톡 채널로 들어와 고객별 슬랙 채널에 올라옵니다. 직원이 슬랙에서 쓴 답은 손님 카톡으로 나갑니다. 손님은 쓰던 카카오톡으로 문의하고, 새 앱을 깔지 않습니다.

카톡으로 받은 매물 접수

월요일 오전 9시 10분, 집주인 정 사장님이 사무소 카톡 채널로 사진 여덟 장을 보냅니다. «솔빛아파트 103동 23평 전세 내놓습니다. 3억 5천, 11월 말에 비워요.» 9시 24분에는 박지호 실장이 토요일에 현장에서 받아 온 상가 사진을 슬랙 #매물-접수 채널에 올리고 «천호역 1층, 보증금 3천에 월 180»이라고 적습니다.

카톡으로 받은 매물과 직원이 올린 매물이 같은 매물 목록에 들어갑니다. 보낸 사진과 문구에서 유형, 거래, 지역, 가격대가 채워지고, 사진은 매물별로 묶입니다. 솔빛아파트는 아파트 · 전세 · 강동구 · 3억대, 천호역 상가는 상가 · 월세 · 강동구로 분류됩니다. 장부에 옮겨 적는 일은 없습니다.

손님이 «강동구 전세 3억대 아파트»를 물으면 그 조건으로 매물을 찾고, 사진과 설명을 보고 안내합니다. 실장 휴대폰 사진첩이나 지난달 카톡방을 뒤지지 않습니다. 매매, 전세, 월세를 합쳐 1,000개가 넘어도 찾는 방법은 같습니다.

누가 받은 매물이든 매물 카드는 하나입니다. 박 실장이 받은 매물을 이하은 주임이 안내하는 날에도 두 사람은 같은 카드를 봅니다.

공인중개사 카톡 문의 관리

화요일 오후 2시, 최민아 고객이 카톡을 보냅니다. «솔빛아파트 23평 전세 보고 싶은데, 안에 사진 볼 수 있을까요?» 문의는 #고객-최민아 채널에 올라옵니다. 이 집은 세입자가 살고 있어 집 안 사진을 올릴 수 없습니다. 직접 방문하기 전에는 손님이 집 안을 볼 방법이 없습니다.

박 실장은 수첩에 연필로 거실과 안방, 작은방 둘, 주방, 욕실, 현관 위치를 그립니다. 그 그림을 휴대폰으로 찍어 문의 아래 스레드에 올리고 «솔빛아파트 23평형»이라고 적습니다. 바쁜 날에는 그림 없이 단지 이름과 평형만 한 줄 적어도 됩니다.

스레드에 [3D 내부 이미지 만들기] 버튼이 뜨고, 박 실장이 누르면 3D 내부 이미지 10컷이 올라옵니다. 거실과 주방, 안방, 작은방, 욕실, 현관을 여러 방향에서 본 이미지이고, 컷마다 «추정 이미지 · 실제 내부와 다를 수 있음» 라벨이 붙습니다. 박 실장은 컷을 넘겨 보며 방 배치가 매물과 맞는지 확인합니다. [고객에게 카톡으로 보내기]를 누르면 최민아 고객 카톡으로 이미지가 갑니다.

최민아 고객은 방 배치를 보고 «토요일에 직접 볼 수 있을까요?»라고 묻습니다.

계약을 마치고 입주일이 다가오면 손님은 다른 것을 묻습니다. «입주 청소 업체 아시는 곳 있을까요?» 사무소가 소개하는 입주 청소 업체가 있으면 고객 채널에서 그 연락처와 안내 문구를 카톡으로 보냅니다. 이번 달 입주하는 고객이 여러 명이면 대상 고객을 골라 한 번에 보냅니다.

솔빛아파트를 옆 단지 다온공인중개사무소와 공동중개한다면 다온의 김도윤 실장을 #고객-최민아 채널에 초대합니다. 김 실장에게는 이 채널만 보이고, 한빛의 다른 고객 채널은 보이지 않습니다. 김 실장이 채널에 쓴 답도 최민아 고객 카톡으로 나갑니다.

계약 시 서류 자동화

토요일에 집을 본 최민아 고객이 계약하기로 합니다. 다음 주 목요일 오전, 박 실장이 #고객-최민아 채널에 «계약 서류 준비해 주세요»라고 씁니다. 사무소가 쓰는 임대차 계약서 양식에 매물 카드의 주소와 면적, 보증금, 고객 이름과 입주일이 채워집니다. 같은 매물 정보로 중개대상물 확인 · 설명 자료 초안도 만들어져 파일 두 개가 채널에 올라옵니다.

박 실장은 파일을 열어 채워진 값을 확인하고, 특약에 도배 일정과 반려동물 조건을 적은 뒤 확인 완료를 누릅니다. 주소와 금액은 이미 들어가 있어 새로 입력하지 않습니다.

확인 완료를 누르면 같은 카드에 [서명 요청 보내기] 버튼이 생깁니다. 박 실장이 이 버튼을 누르면 최민아 고객 카톡으로 서명 요청 링크가 갑니다. 링크는 정해진 시간 동안 열리고, 다시 보내면 새 링크가 나갑니다.

최민아 고객은 휴대폰에서 서명 요청 링크를 엽니다. 매물 주소와 계약 유형, 금액, 계약일, 특약 사항, 확인 설명 자료가 화면에 나옵니다. 확인 항목 4개에 모두 체크하고 손가락으로 서명하면 [서명 완료]를 누를 수 있습니다. 이름이나 주민등록번호를 적는 칸은 없고, 앱 설치나 회원가입도 필요하지 않습니다.

서명이 끝나면 확인 항목과 서명, 서명 시각이 들어간 서명 완료 확인서 PDF가 계약서 카드의 스레드에 올라옵니다. 최민아 고객 카톡에는 서명이 접수되었다는 안내와 서명 시각이 갑니다.

계약금 이체 확인증처럼 손님이 카톡으로 보낸 파일도 이 채널에 남습니다. 잔금 날 받을 서류가 다 왔는지는 채널을 열어 확인합니다.

자주 묻는 문의와 고객 안내

금요일에는 솔빛아파트를 물어 왔던 손님들에게 계약이 끝났다고 알립니다. 강동구 · 전세 · 아파트 · 3억대 조건으로 대상 고객을 고르고 «솔빛아파트 23평 전세는 계약이 끝났습니다. 비슷한 매물을 찾아 드릴까요?»라는 안내를 카톡으로 보냅니다. 가격이 바뀐 매물을 알릴 때도 이 창을 씁니다.

«천호역 상가 아직 있어요?»처럼 하루에도 여러 번 오는 질문에는 문의 아래 답변 초안이 붙습니다. 직원은 읽어 보고 [그대로 보내기]나 [수정하기]를 누릅니다.

답이 늦어진 문의는 담당자에게 다시 알림이 갑니다.

박 실장이 다음 주 휴가를 내고 윤서진 대표가 승인하면, 휴가 기간에는 이하은 주임이 박 실장의 고객 채널에 들어갑니다. 이 주임은 이전 상담을 읽고 응대를 이어받고, 휴가가 끝나면 채널에서 빠집니다.

손님이 카톡으로 보낸 서류와 사진은 사무소 저장 공간의 고객별 폴더에도 저장됩니다. 받은 서류를 손님에게 다시 보내 달라고 하지 않아도 됩니다.

매물과 고객 관리

집주인이 카톡으로 보낸 매물은 매물 목록에 정리되고, 손님 문의는 고객마다 정해진 담당 직원이 슬랙에서 답합니다. 계약서 초안 확인과 서명 요청도 그 손님의 채널에서 합니다.

자주 묻는 질문