타투 인스타 DM 관리,
크루 100건 문의를 타투이스트별로
금요일 오후 여섯 시, 하루잉크 크루의 인스타그램에는 읽지 않은 DM이 쌓여 있습니다. 크루 대표 계정에 하루 동안 받은 DM이 100개입니다. 가격만 묻는 DM, 예약 날짜를 묻는 DM, 참고 이미지를 보내며 도안을 부탁하는 DM이 섞여 있습니다.
서아가 시술 중일 때 온 DM에 도윤이 답하고, 얼마 뒤 서아도 같은 사람에게 답합니다. 반대로 아무도 답하지 않은 DM은 이틀 뒤에야 발견됩니다. 누가 답했는지는 DM을 하나씩 열어 봐야 알 수 있고, 고객이 보낸 참고 이미지는 각자 휴대폰 사진첩에 흩어집니다. 하루잉크는 당일 답장을 목표로 하지만, DM을 여러 명이 각자 열어 보면 답장을 놓치거나 중복으로 보내는 일이 생깁니다.
크루 대표 인스타그램 계정의 DM을 크루가 한 곳에서 관리합니다. 들어온 DM은 슬랙 접수 방에서 확인하고, 손님을 소속 타투이스트의 방으로 배정합니다. 답장은 AI가 쓴 초안을 담당 타투이스트가 승인해 보냅니다. 도안 초안은 담당 타투이스트가 슬랙에서 확인하고, 고객과 주문은 노션 고객 기록에 쌓입니다. 고객은 인스타 DM으로 문의하고 답장도 인스타에서 받습니다. 아래 대화와 고객 정보는 이해를 돕기 위한 예시입니다.
인스타 DM 접수와 답장 관리
크루 대표 계정으로 온 DM은 슬랙 #dm-접수 방으로 모입니다. DM과 참고 이미지를 슬랙에서 함께 확인하고, 스타일, 시술 부위, 크기를 기록합니다. 팀장이 스타일과 예약 일정을 확인해 소속 타투이스트를 정하면, 그 손님이 해당 타투이스트의 슬랙 방으로 배정됩니다.
처음 문의한 고객은 고객 명단에 등록되고, 인스타그램에서 문의한 고객임을 기록합니다. 주문 폼 등 다른 경로로 이미 들어온 같은 계정이면 그 고객 기록에 이어서 저장됩니다. 계정이 다르면 자동으로 합치지 않습니다.
고객이 프로필 링크, 광고, 스토리 등 어떤 경로로 문의했는지 기록합니다. 스토리 답장에는 어느 스토리인지가 표시되고, 게시물 댓글로 온 문의는 비공개 답장을 거쳐 같은 DM 대화에 합류합니다. 단순 반응은 답장 대기에서 제외합니다. 고객이 공유한 게시물 링크도 접수 내역에 저장됩니다.
고객이 가격 문의, 예약, 도안 상담, 리터치 중 어떤 문의인지 선택하면 해당 유형이 접수 내역에 기록됩니다.
위치, 포트폴리오, 리터치 안내처럼 자주 묻는 질문은 AI가 답장 초안을 바로 씁니다. 답장 초안이 없는 문의는 담당자가 직접 답합니다. 초안은 담당자가 승인해야 나갑니다.
안녕하세요! 손목 안쪽에 작은 잎 가지 타투 하고 싶은데 가격이 궁금해요
- 스타일
- 파인라인 · 식물
- 부위
- 손목 안쪽
- 크기
- 약 5cm
- 참고 이미지
- 2장
- 유입 경로
- 프로필 링크 · 시작 메뉴 «도안 상담»
- 고객 기록
- 새로 생성 · 출처 인스타 DM
- 담당
- 미정
- 추천 담당
- 서아 · 수요일 오후 가능
도윤 · 금요일 오후 가능
✓ 지호 팀장이 서아를 담당으로 지정했습니다.
소율 님 안녕하세요. 5cm 안팎 파인라인은 12만 원부터예요. 참고 이미지 보고 서아가 안내드릴게요. 수요일 오후가 비어 있어요.
✓ 서아가 인스타그램 DM으로 보냈습니다.
와 감사해요! 수요일 오후 괜찮아요
같은 고객 카드에 이어졌습니다. 오늘 확인할 DM에서 빠집니다.
슬랙에서 답장하지 않은 DM과 담당자를 확인합니다. 문의 접수 후 경과 시간이 표시되고, 답장이 늦어진 문의는 팀장이 먼저 확인할 수 있습니다.
인스타 DM으로 되는 일
손님이 먼저 DM을 보내면 우리가 그 DM에 답장할 수 있습니다. 슬랙에서 승인한 답장이 같은 대화로 나가고, 접수부터 답장까지 슬랙에서 이어집니다.
- DM 수신: 크루 대표 계정으로 온 텍스트, 이미지, 스토리 답장, 공유한 게시물이 슬랙 접수 카드로 모입니다.
- 고객 등록: 처음 문의한 계정은 고객 명단에 등록되고, 같은 계정이 다시 문의하면 기존 고객 기록에 이어집니다.
- 문의 유형 선택: 가격, 예약, 도안 상담, 리터치 중 고르는 버튼을 DM으로 보내고, 고른 유형이 접수 내역에 기록됩니다.
- 댓글 문의: 게시물 댓글로 들어온 문의에도 DM으로 먼저 답을 보냅니다.
- 읽음 표시: 접수되면 고객 쪽에 읽음이 표시되고, 답장 초안이 준비되는 동안 입력 중 표시가 뜹니다.
- 담당 배정: 팀장이 [담당 지정]을 누르면 손님이 해당 타투이스트의 슬랙 방으로 배정됩니다.
- 답장 발송: 담당 타투이스트가 슬랙에서 AI 초안을 수정하고 승인하면 같은 인스타 DM으로 답장이 나갑니다.
- 이미지와 파일 발송: 담당 타투이스트가 확인한 도안 시안은 이미지(10장까지)나 PDF로 DM에 보냅니다.
- 링크 발송: 견적과 예약금 결제 링크를 DM으로 보냅니다.
- 이어지는 대화: 고객이 이어서 보낸 DM은 같은 스레드에 쌓이고, 답장 대기 시간이 표시됩니다.
시술 스타일과 예약 일정을 확인해 담당자 지정
파인라인 문의에는 해당 스타일을 시술하는 타투이스트가 표시됩니다. 담당자는 예약 일정과 작업 가능 여부를 확인해 지정하며, 팀장 지호가 [담당 지정]을 누르면 카드에 이름이 남습니다.
담당이 정해지면 AI가 답장 초안을 씁니다. 고객이 보낸 참고 이미지를 확인하고, 가격과 예약 가능 일정을 확인해 안내합니다. 담당자가 답장을 수정하고 승인하면 고객에게 인스타그램 DM으로 발송됩니다. 담당자가 시술 중이거나 휴무라면 다른 타투이스트가 문의를 이어서 처리합니다. 답장이 늦어진 문의도 담당자가 확인합니다.
도안 확인과 수정
고객이 보낸 참고 이미지로 AI가 도안 초안을 만들어 #시안-검토 방에 게시합니다. 참고 이미지는 초안 옆에 같이 게시됩니다.
도안은 담당 타투이스트가 직접 확인하고 고칩니다. 필요하면 다른 타투이스트가 스레드에 의견을 남길 수 있고, 서아가 최종본을 확인해 고객 DM으로 보냅니다.
참고 이미지 2장을 바탕으로 만든 초안입니다. 담당 서아.
AI 생성 이미지이며 실제 시술 결과와 다를 수 있습니다.
줄기가 손목 곡선을 따라가게 바꿔 볼게요.
@서아 5cm에는 잎이 여섯 개면 빽빽해요. 세 개로 줄이면 선이 살아요.
의견을 반영한 시안입니다. 무료 수정 1/2회 사용.
잎 여섯 개를 세 개로 줄이고 줄기를 손목 곡선에 맞췄습니다.
v2 확인했어요. 고객에게 보낼게요.
확인된 시안만 나갑니다. 이미지 2장 묶음, «도안 먼저 볼 수 있을까요?» 아래에 인용 답장으로 붙습니다.
✓ 서아가 확인했고, 시안 v2를 DM으로 보냈습니다.
소율 님이 시안을 읽었습니다 · 답장 대기 시작
승인이요! 너무 예뻐요
✓ 시안 v2 승인 · 주문 상태가 시안 승인으로 바뀌었습니다.
#시안-검토에서 고객별 시안과 담당자를 확인합니다. 시안은 담당 타투이스트가 관리하고, 확인한 시안을 고객에게 보냅니다. 시안은 이미지 10장까지 한 번에, 또는 PDF로 보냅니다. 확인한 시안은 고객이 도안을 요청한 메시지에 답장으로 보냅니다. 고객에게 비슷한 작업을 보여 줄 때는 크루의 인스타그램 게시물을 DM으로 공유합니다.
시안과 수정 내역은 고객 기록에 남습니다. 고객이 DM으로 수정 요청을 보내면 담당자가 확인합니다. 무료 수정 횟수는 크루의 기준에 따라 정하고, 횟수를 넘긴 수정 요청은 담당자가 견적에 반영합니다.
견적 발송과 예약 확정
시안이 확정되면 AI가 크기와 스타일, 예상 시술 시간을 기준으로 견적 초안을 씁니다. 예약금은 크루가 정한 기준에 따라 계산합니다. 서아가 내용을 보고 보내면 고객은 DM으로 견적과 결제 링크를 받습니다. 견적을 보낸 지 7일이 지나도 답이 없으면 주문 상태가 자동으로 종료로 바뀌고, 예약금이 3일 안에 결제되지 않으면 자동으로 취소됩니다.
- 작업
- 파인라인 5cm · 손목 안쪽
- 금액
- 120,000원
- 예약금
- 60,000원 (50%)
- 견적 유효
- 7일
✓ 서아가 견적과 결제 링크를 DM으로 보냈습니다.
✓ 예약금 60,000원 결제 확인
결제 기한 3일 안 · 주문 상태 예약금 결제
- 일시
- 10월 28일 수요일 오후 3시
- 예상 시간
- 2시간
✓ 예약 확정 · 시술 48시간 전 확인 메시지가 예약되었습니다.
전자 시술 동의서를 DM으로 보냈습니다. 서명 대기.
결제가 확인되면 예약 가능한 일정이 나오고, 서아가 날짜를 정하면 고객에게 안내 메시지가 나갑니다. 시술 48시간 전에는 확인 메시지가 자동으로 나가고, 전자 시술 동의서는 고객이 서명하면 주문에 붙습니다.
고객이 예약 변경을 요청하면 담당자가 가능한 날짜를 확인하고 새 일정을 정합니다. 확인 메시지에 답이 없는 고객에게는 담당자가 직접 연락합니다.
타투이스트 방에서 상담부터 결제까지
배정된 손님은 담당 타투이스트의 슬랙 방에서 고객별 스레드로 진행 내역을 관리합니다. 스레드에서 상담 내용과 참고 이미지, 견적, 예약금 결제, 시술 일정을 확인할 수 있습니다. 시술이 끝나면 잔금 결제와 마감까지 같은 스레드에서 관리합니다. 진행 상태는 기존 카드에서 변경되므로 메시지가 계속 쌓이지 않습니다. 상담 중, 견적 발송, 예약금 대기, 예약 확정, 시술 완료, 마감으로 단계 이름이 바뀌어 현재 진행 상태를 확인할 수 있습니다.
견적 금액을 협의해 확정하면 결제 링크가 만들어지고, 담당자가 고객이 쓰던 채널인 카카오톡이나 인스타그램 DM으로 보냅니다. 예약금이 결제되면 스레드에 결제 확인이 남고 단계 카드가 예약 확정으로 바뀝니다. 시술이 끝나면 잔금 결제 링크가 같은 방식으로 나가고, 잔금이 들어오면 단계 카드가 마감으로 바뀝니다.
노션 고객 관리
담당자와 진행 상태가 노션 고객 기록에 저장됩니다. 고객 페이지에는 유입 경로와 담당자, 유의 고객 표시가 있고, 주문 진행 보드에서 접수, 시안, 동의서, 예약금, 예약, 리터치 상태를 봅니다.
몇 달 뒤 같은 고객이 다시 DM을 보내면 이전 주문과 시안이 남아 있는 고객 기록에 새 주문이 추가됩니다. 유의 고객은 접수 카드에 표시됩니다. 시술 후 리터치 일정도 주문 내역에 기록됩니다.
타투 크루의 슬랙 구성
| 슬랙 방 | 쓰임 | 연결된 고객 채널 |
|---|---|---|
| #dm-접수 | 답장 대기와 담당 미정 문의 | 크루 대표 계정 인스타 DM |
| #시안-검토 | 도안 초안과 수정 의견 | 확인한 시안이 DM으로 나갑니다 |
| #오늘-시술 | 오늘 시술 일정과 동의서, 리터치 일정 | 시술 전 확인 메시지 |
| #서아 같은 타투이스트별 방 | 배정된 고객별 대화, 시안, 예약 기록 | 크루 대표 계정 인스타 DM |
| 대리 지정 | 휴가 때 담당자를 대리 타투이스트로 바꿉니다 | 고객은 같은 DM에서 대리의 답을 받습니다 |
자주 묻는 질문
타투이스트가 10명이면 인스타 DM은 어떻게 나눠 맡나요?
크루 대표 계정으로 온 DM은 크루가 한 곳에서 관리합니다. 슬랙 #dm-접수 방에 접수 카드로 모이고, 팀장이 스타일과 예약 일정을 확인해 [담당 지정]을 누르면, 그 손님이 해당 타투이스트의 슬랙 방으로 배정되어 담당자가 문의와 참고 이미지를 이어서 확인합니다.
AI가 고객에게 직접 답장하나요?
아니요. AI가 답장 초안을 작성하고, 담당 타투이스트가 읽고 «승인·발송»을 눌러야 DM으로 나갑니다. 가격, 예약, 포트폴리오, 리터치 같은 질문은 초안이 바로 만들어지고, 초안이 만들어지지 않은 DM은 담당자가 직접 답합니다.
도안 이미지 초안은 누가 확인하나요?
도안은 각자 담당 타투이스트가 관리합니다. 참고 이미지로 만든 초안을 담당 타투이스트가 확인하고 고쳐서 고객 DM으로 보냅니다. 시안은 버전별로 저장됩니다.
같은 고객이 DM으로도 주문 폼으로도 연락하면 기록이 갈라지나요?
같은 인스타그램 계정이면 하나의 고객 기록에 쌓입니다. 이름만 같고 계정이 다르면 합치지 않고, 담당자가 같은 사람인지 직접 정합니다.
타투이스트가 휴가를 가거나 그만두면 고객 기록은 어떻게 되나요?
고객 기록과 시안, 대화 내용은 슬랙과 노션에서 확인할 수 있습니다. 대리 타투이스트를 정해 담당자를 변경하고, 고객은 같은 인스타 DM에서 대리의 답장을 받습니다.