RPA 실행 전,
거래처 자료와 승인을 확인하는 방법
“소나무정육점 부가세 자료 보냅니다. 엑셀 하나만 먼저 보내요.”
“신고 접수증은 언제 받을 수 있나요?”
홈택스 작업은 사무소에서 사용하는 외부 RPA가 실행합니다. 실행할 거래처와 자료를 확인하고 승인하는 일은 Slack에서 처리합니다.
신고 기간에는 여러 거래처에서 자료가 동시에 들어옵니다. 직원은 거래처 정보와 사업자등록번호를 대조하고, 필수 자료가 모두 도착했는지 확인해야 합니다. 자료 검수와 승인까지 끝나야 RPA를 실행합니다.
다음은 소나무정육점의 부가세 신고 사례입니다.
거래처 확인
월요일 오전 9시 5분, 소나무정육점 대표가 새로운 카카오톡 계정으로 부가세 자료를 보냅니다.
처음 확인하는 계정이므로 이름만으로 거래처를 지정하지 않습니다. 사업자등록번호를 기존 거래처 명단과 대조합니다.
오전 9시 5분, 대표의 첫 카카오톡 메시지와 매출내역.xlsx 파일이 확인 전 채널에 등록됩니다.
직원이 사업자등록번호를 확인하고 소나무정육점으로 지정하면 해당 거래처 채널로 대화가 이동합니다. 거래처가 확인되기 전까지는 기존 거래처 업무와 섞이지 않습니다.
필수 자료 확인
부가세 확정 신고에 필요한 자료는 다음과 같습니다.
- 매출 엑셀
- 매입 세금계산서
- 카드 내역
도착한 자료와 누락된 자료는 Slack 카드에 표시됩니다.
1월 11일, 소나무정육점에서 매출 엑셀만 보냈습니다. 매입 세금계산서와 카드 내역은 아직 도착하지 않았습니다.
오전 9시 40분, 한서윤 대리가 대표에게 부족한 두 자료를 요청합니다.
오전 9시 41분, Slack 카드에는 다음 내용이 표시됩니다.
- 자료 마감: 1월 15일
- 도착 자료: 매출 엑셀
- 미도착 자료: 매입 세금계산서, 카드 내역
- 처리 상태: 자료 도착 대기
마감 다음 영업일인 1월 18일 월요일에도 카드 내역이 도착하지 않았습니다.
카드에는 자료 누락과 마감일 경과가 표시되고 RPA 실행은 대기 상태를 유지합니다. 한서윤 대리는 누락된 자료를 확인하고 대표에게 다시 요청합니다.
자료 검수 및 승인
1월 19일 화요일 오전 10시 2분, 대표가 카드내역.xlsx를 추가로 보냅니다.
필수 자료 3건이 모두 도착하면 Slack에 «자료 3건 도착 · 필수 자료 확인 완료» 카드가 표시됩니다.
한서윤 대리가 [검수 완료]를 누르면 검수자 이름과 처리 시각이 기록됩니다.
검수가 끝나도 바로 RPA가 실행되지는 않습니다. 박지후 세무사가 내용을 확인하고 [승인]을 눌러야 실행합니다.
승인 결과는 다음과 같이 기록됩니다.
- 승인 상태: 승인 완료
- 승인자: 박지후 세무사
- 승인 시각: 오전 10시 41분
오전 10시 42분, 한서윤 대리는 대표에게 자료 확인이 끝났으며 승인 후 신고를 진행한다고 안내합니다.
승인 이후 신고 요약에 변경이 생기면 기존 승인은 취소됩니다. 같은 날 오후 2시 10분, 대표가 매입내역_수정.xlsx를 다시 보내 신고 요약이 바뀌자 카드에 재승인 요청이 표시됩니다. 재승인이 끝날 때까지 RPA 실행은 차단됩니다.
여러 거래처의 승인 요청이 동시에 들어와도 각 거래처 채널에서 별도로 처리하므로 다른 거래처의 승인 건과 혼동하지 않습니다.
RPA 실행 및 신고 결과 확인
1월 20일 오후 3시 20분, 소나무정육점 대표가 신고 접수증을 문의합니다.
오후 4시 5분, 한서윤 대리가 접수증_소나무정육점.pdf를 거래처 채널에 올리고 대표에게 전달합니다. 대표는 «확인했습니다. 감사합니다.»라고 답합니다.
RPA 실행이 끝나면 직원이 홈택스 접수번호를 입력하고 [신고함 표시]를 눌러야 업무가 완료됩니다. 신고 결과와 접수증은 직원이 확인한 뒤 거래처에 전달합니다.
승인 및 처리 기록
자료 검수, 승인, 신고 완료 여부는 거래처별 카드에 기록됩니다.
- 자료를 검수한 직원
- 승인한 세무사
- 승인 및 처리 시각
- 승인 취소와 재승인 내역
- 홈택스 접수번호
- 신고 완료 여부
담당자가 바뀌거나 다른 직원이 업무를 이어받아도 카드에서 이전 처리 내역을 확인합니다.
직원 업무 처리 방식
기존에는 카카오톡 대화, 엑셀 파일, 거래처 명단, 승인 여부를 각각 확인해야 했습니다.
거래처별 Slack 채널에서 대화와 자료, 검수 및 승인 상태를 함께 확인하면 파일과 메신저를 오가며 대조하는 일이 줄어듭니다.
거래처는 기존에 사용하던 카카오톡 채널을 그대로 이용합니다. 별도 앱을 설치하거나 새로운 계정을 만들 필요가 없습니다.
자주 묻는 질문
자료가 빠진 채로 마감이 지나면 어떻게 되나요?
누락된 자료가 도착할 때까지 RPA 실행은 대기합니다. 마감일이 지나면 자료 누락과 마감 경과 상태가 함께 표시됩니다.
승인한 뒤에 자료가 바뀌면 어떻게 되나요?
신고 요약이 변경되면 기존 승인이 취소됩니다. 변경된 내용으로 다시 승인받아야 RPA가 실행됩니다.
RPA 도구도 제공하나요?
아니요. 홈택스 작업은 사무소에서 사용하는 외부 RPA가 실행합니다. Slack에서는 실행 전 자료 확인, 검수, 승인과 처리 결과를 관리합니다.
거래처 명단이 엑셀 파일뿐인데 등록되나요?
CSV 파일로 거래처 명단을 일괄 등록합니다. 사업자등록번호가 포함된 명단을 사용하면 거래처 확인에 활용합니다.
거래처가 새 앱을 설치해야 하나요?
아니요. 거래처는 기존 카카오톡 채널로 자료를 보내고 문의하면 됩니다.
도입 문의
사무소에서 사용하는 RPA 작업 목록과 거래처 명단을 보내 주세요. 자료를 확인한 뒤 업무별 필수 자료, 검수 및 승인 단계, RPA 실행 조건을 안내해 드립니다.