세무사무소 카톡 상담 관리,
카카오톡은 그대로
세무사무소의 카톡 업무를 이야기하면 빠지지 않는 조언이 있습니다. 카톡 대신 다른 도구로 옮기라는 것입니다. 카톡을 바꾸지 않고 세무사무소 내부의 상담 업무를 정리할 수는 없을까요?
거래처는 지금 쓰는 카카오톡 채널을 그대로 쓰고 새 앱을 설치하지 않습니다. 세무사무소 안에서는 그 문의를 거래처별 슬랙 방에서 처리하고, 상담 기록은 노션에 남깁니다.
카톡 대신 다른 도구로 옮기라는 조언
메신저로 일을 주고받으면 대화가 위로 밀려 올라가면서 요청이 묻히고 기록이 남지 않는다는 지적이 많습니다. 그래서 업무 요청은 노션 같은 별도 도구에서 관리하고, 카톡은 가벼운 대화에만 쓰라고 합니다. 협업 도구에 거래처마다 프로젝트를 만들고 고객을 초대해 그 안에서 채팅하고 파일을 올리게 하라는 안내도 있습니다.
내부 업무를 정리하는 데는 도움이 되는 방법입니다.
거래처는 직원이 아닙니다
이런 조언이 말하는 카톡의 상대는 대개 같은 회사 직원입니다. 직원이 쓰는 도구는 회의 한 번으로 바꿀 수 있습니다. 하지만 거래처가 사용하는 메신저를 바꾸도록 요구하기는 쉽지 않습니다. 식당 사장님이나 상가 한 채를 임대하는 어르신에게 새 앱을 설치하고 가입해서, 세무사무소가 만든 프로젝트에 들어와 자료를 올려 달라고 하면 어떻게 될까요. 거래처는 기존 카톡으로 자료를 보내면 안 되는지 묻거나, 새 도구 사용을 부담스러워할 수 있습니다.
새 프로그램을 도입해도 직원이 쓰지 않으면 소용없습니다. 신고기간처럼 바쁠 때는 익숙한 카톡으로 먼저 답하게 되고, 새 도구에는 상담 기록이 제대로 쌓이지 않습니다. 거래처 쪽도 창구를 바꾸면 연락이 뜸해지는 곳이 생길 수 있습니다.
세무사무소 카톡 상담에서 문의가 묻히는 이유
카톡 하나로 거래처 상담을 이어 가다 보면 이런 일이 생깁니다.
- 신고기간에 자료가 한꺼번에 몰려, 누가 답할지 정하는 일부터 시간이 걸립니다.
- 담당자가 누구인지, 답이 나갔는지, 파일을 저장했는지 한눈에 확인하기 어렵습니다.
- 담당이 바뀔 때 이전 대화를 찾아서 넘겨야 합니다.
- 거래처 카톡이 직원 개인 카톡으로 오가면 퇴사나 담당 변경 때 기록을 이어받기 어렵습니다.
- 단체방으로 관리하면 직원 휴대전화에 방이 계속 쌓입니다.
- 퇴근 후나 주말에도 거래처 연락을 확인하게 됩니다.
담당자가 명확하지 않으면 문의를 놓치고 상담 기록도 여러 곳에 흩어집니다. 이 문제는 카톡 자체보다, 카톡으로 들어온 문의를 받는 방식에서 생깁니다.
거래처에 새로운 앱을 요구하지 않는 방법
그래서 다른 방법을 생각했습니다. 거래처가 보는 쪽은 그대로 두고, 문의를 받은 뒤의 흐름만 바꾸는 것입니다.
Ponte(폰테)는 이 방식으로 만든 서비스입니다. Ponte는 처음 등록한 사업자등록번호로 거래처를 구분하고, 문의는 거래처별 슬랙 방으로 자동 전달됩니다. 방에는 담당자와 관리자가 들어가 있고, 직원이 슬랙에서 쓴 답은 거래처 카톡으로 전달됩니다.
세무사무소 내부에서는 무엇이 달라질까요
세무사무소 내부 업무 방식은 달라집니다. 문의와 답변은 슬랙에서 처리하고, 상담 기록과 거래처 정보는 노션에 둡니다. 거래처별 파일은 드롭박스나 NAS 폴더에 보관할 수 있습니다. 거래처 정보와 담당자 정보는 노션에서 관리합니다.
채널은 세무사무소 하나라서 직원마다 업무용 휴대전화나 카톡 계정을 따로 만들 필요가 없습니다. 담당이 바뀌면 단톡방을 다시 만드는 대신 슬랙 방에 있는 사람만 바꿉니다. 밤이나 주말에 온 문의는 직원 개인 카톡이 아니라 거래처 방에 쌓여 있다가, 다음 근무일에 열어 보면 됩니다.
응답 대기 시간은 세무사무소 운영시간을 기준으로 계산합니다. 미응답 알림을 설정하면 정해진 시간 안에 답변하지 않았을 때 담당자와 관리자에게 알림이 갑니다. 일정 기간 대화가 없으면 문의는 보류로 바뀌고, 거래처가 새로 문의하면 다시 열립니다.
거래처가 많아져도 기본 구조는 같습니다
거래처가 1,000곳으로 늘어도 문의를 세무사무소 카톡 채널 하나로 받고 거래처별 슬랙 방으로 나누는 구조는 같습니다. 거래처가 많으면 슬랙 방을 나누어 순차적으로 생성합니다. 도입 전에는 거래처 수에 따른 방 생성과 운영 방식을 확인합니다.
세무사무소 업무관리 프로그램을 고를 때
업무관리 프로그램을 고르신다면 기능표보다 먼저 두 가지를 보세요. 하나는 거래처가 새 앱을 설치하거나 가입해야 하는지입니다. 다른 하나는 직원이 바쁜 신고기간에도 기존 흐름 안에서 처리할 수 있는지입니다. 거래처가 새로 익혀야 할 것이 적을수록 도입 부담이 줄어듭니다.
자주 묻는 질문
거래처는 어떻게 구분하나요? 운영시간 밖에 온 첫 문의는 어떻게 되나요?
처음 등록한 사업자등록번호를 기준으로 거래처를 구분합니다. 등록되지 않은 카톡 계정이 처음 문의하면 사업자등록번호 10자리를 묻습니다. 운영시간 밖에 온 첫 문의나 번호가 맞지 않는 문의는 거래처를 알 수 없는 문의로 모이고, 담당자가 거래처에 직접 연결합니다.
담당자가 바뀌거나 퇴사하면 이전 대화는 어떻게 이어받나요?
대화가 직원 개인 휴대전화가 아니라 거래처별 슬랙 방과 노션 상담 대장에 남기 때문에, 새 담당자는 그 방의 이력을 보고 이어받을 수 있습니다. 담당자가 바뀌면 슬랙 방의 구성원이 어떻게 바뀌는지는 도입 전에 안내합니다.
거래처가 보낸 파일은 어디에 저장되나요?
드롭박스 같은 저장소를 연결하면 거래처 폴더에 저장할 수 있고, 카톡으로 받은 파일은 담당자가 내용에 맞게 정리합니다. NAS에도 저장할 수 있습니다.
답변이 늦어지는 건 어떻게 알 수 있나요?
미응답 알림을 설정하면 정해진 시간 안에 답변하지 않았을 때 담당자와 관리자에게 알림이 갑니다. 대기 시간은 세무사무소 운영시간을 기준으로 계산하므로, 알림 기준 시간은 도입할 때 사무소 상황에 맞게 설정합니다.
슬랙에서 거래처 정보를 고치면 노션에도 반영되나요?
아니요. 거래처 정보의 기준은 노션이므로 거래처 정보는 노션에서 수정해 주세요.
업무 도구를 바꾸려는 목적은 문의마다 담당자를 정하고, 상담 기록을 남겨 나중에 다시 확인할 수 있게 하는 것입니다. 그 상태를 거래처에 새 습관을 요구하지 않고 만들 수 있는지가 상담 관리 도구를 고를 때의 기준입니다. 세무사무소에 맞는지 궁금하시다면 도입 문의를 남겨 주세요. 자세한 서비스 내용은 제품 살펴보기에서 확인하실 수 있습니다.