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무역자동화, 국제특송
운송장 초안과 정정까지

운송장 초안직원 확인 필요
해든 코스메틱 · 미국
받는 곳Los Angeles, CA
품목화장품 3박스
인보이스 금액USD 1,110
누락 정보무게 · 전화 · 우편번호
질문 보내기발행 승인
누락 3건 입력 뒤
접수 내용과 운송장 초안, 정정 이력을 한곳에서 확인개발 이야기 · 국제특송2026. 10. 27 · Ponte 팀 · 읽는 데 3분

화요일 오후 두 시 십 분, 누리국제특송 카카오톡 채널에 해든 코스메틱의 문의가 들어옵니다. 미국으로 화장품 3박스를 보내면 얼마인지 묻는 글에 박스 사진 두 장과 인보이스 PDF가 붙어 있습니다. 회사 이름과 사람, 금액은 예로 든 것입니다.

국제특송 접수는 카톡 대화를 보면서 운송장 양식을 직접 채우는 일입니다. 받는 분 전화번호가 있는지, 우편번호가 빠졌는지 대화를 위로 올려 가며 찾고, 모자란 칸은 고객에게 다시 묻습니다. 도착 국가와 품목이 바뀌면 필요한 칸도 바뀌어서 같은 질문을 건마다 되풀이합니다.

문의 건마다 슬랙 스레드를 만들어 대화와 서류를 모읍니다. 카톡 문의와 인보이스를 바탕으로 운송장 초안을 작성합니다. 직원은 초안의 내용과 누락 정보, 운송 조건을 확인한 뒤 발행을 승인합니다. 고객은 앱 설치나 가입 없이 쓰던 카카오톡으로 보냅니다.

카톡 문의와 인보이스를 슬랙 스레드로 받기

고객은 회사 카카오톡 채널에 평소처럼 보냅니다. 화물 사진과 인보이스, 패킹리스트 파일도 대화에 올립니다. 첫 문의에서 회사명과 사업자번호(또는 연락처)를 확인하면 고객 정보가 만들어지고, 이후 문의도 같은 고객의 상담 내역에서 확인합니다.

접수 건 하나마다 슬랙 스레드가 열리고 고객 메시지와 첨부 파일이 들어옵니다. 접수 담당자와 처리 상태를 기록합니다. 직원이 스레드에 쓴 답은 [보내기]를 누르면 카톡으로 나갑니다. 고객이 운임을 문의하면 직원이 요율표를 확인해 안내합니다.

스레드 맨 위 단계 카드는 접수, 운송장 초안, 누락 정보, 직원 확인, 발행 승인, 고객 전달, 정정 일곱 단계입니다. 접수부터 발행, 고객 전달, 정정까지 진행 상태는 카드에서 확인합니다.

운송장 초안 작성과 누락 정보 확인

AI가 대화와 인보이스에서 발송인, 수취인, 목적지, 품목, 수량을 추출해 운송장 초안을 작성합니다. 인보이스 금액은 참고로 표시하고 신고 가격은 담당자가 검토합니다. 각 항목이 인보이스에서 추출됐는지, 고객 메시지에서 확인됐는지 표시합니다.

필수 항목이 비어 있으면 슬랙에 누락 항목과 고객에게 확인할 질문 초안이 표시됩니다. 이 사례에서는 박스 무게와 크기, 받는 분 전화번호, 우편번호가 누락돼 질문 한 통으로 묶였습니다. 민 과장이 [질문 보내기]를 누르면 카톡으로 나가고, 오후 2시 38분에 고객이 답하면 직원이 고객 답변을 보고 무게·크기·전화번호·우편번호를 입력합니다.

품목 분류와 신고 가격 등 확인이 필요한 항목은 별도로 표시하고, 담당 직원이 검토합니다.

운송장 발행과 정정

AI는 운송장 초안만 작성합니다. 인보이스 금액은 참고로 표시하고 신고 가격은 담당자가 검토합니다. 품목 분류, 수출 제한 품목 여부, 도착 국가의 수입 제한은 담당 직원이 확인 절차에 따라 확인하고, 필요하면 통관 담당자 서 대리가 검토합니다. 발행은 직원 승인 후 진행되며, 검토 결과는 초안과 슬랙 메시지에 남습니다.

민 과장이 운송장 내용과 운송 조건을 확인하고 발행을 승인하면 운송장과 관련 서류를 고객에게 전달합니다. 발행 전에 시스템이 필수 항목과 입력 형식, 첨부 파일 누락을 검사합니다. 수정한 내용과 승인 기록은 스레드에 남습니다.

발행된 운송장은 원본으로 보관하고, 변경 사항은 별도 정정본으로 관리합니다. 이 사례에서는 오후 3시 26분에 받는 분 전화번호 끝자리가 틀렸다는 카톡이 왔고, 3시 28분에 바뀐 번호만 표시한 정정본 v2가 올라왔습니다. 직원이 정정본을 승인하면 고객에게 전달합니다. 기존 운송장과 정정본은 함께 보관돼 변경 이력이 남습니다. 운송사에 이미 접수된 건은 직원이 따로 정정합니다.

국가와 품목별 운송장 작성 기준

필요한 항목과 첨부 서류는 도착 국가, 운송 서비스, 품목, 서류인지 비서류인지에 따라 다릅니다. 국가·운송 서비스·품목별 필수 항목을 정리해 관리하고, 담당자가 통관 요건을 확인해 반영합니다. 발행 전에 필수 항목 누락, 입력 형식, 첨부 파일 유무를 검사합니다.

실제 운송 가능 여부는 담당 직원이 확인하고, 필요하면 통관 담당자가 검토합니다. 운영자는 지원하는 국가 안에서 필수 항목과 질문 문구를 고칩니다. 새 국가를 추가할 때는 해당 국가의 통관 요건과 서류 양식을 확인한 뒤 필수 항목을 등록합니다.

추가 개발 기능과 외부 시스템 연동

구분내용
기존 상담 콘솔카카오톡 채널 상담을 받아 저장하는 콘솔이 바탕입니다. 문의 기록 저장, AI 답변안의 직원 승인, 운영자 콘솔을 이미 갖추고 있습니다.
국제특송 전용 기능국가·운송 서비스·품목별 필수 항목, 인보이스에서 추출해 작성하는 운송장 초안, 누락 항목 질문, 직원의 발행 승인, 정정본과 변경 이력 관리를 국제특송 업무에 맞춰 제공합니다.
쓰는 업무 시스템과 연결기존 업무 플랫폼과 고객 포털이 있다면 운송장 저장 방식, 번호 부여 규칙, 사용자별 조회 권한을 확인한 뒤 연결 방법을 안내합니다.
운송사 연동운송장 전송과 배송 알림은 사용하는 운송사에 맞춰 안내합니다.
이용 서비스카카오톡 상담에는 상담톡 서비스를, 내부 처리에는 슬랙을 씁니다. 서비스마다 이용 조건과 비용이 있습니다.

각자 하는 일

역할하는 일
고객카카오톡으로 문의하고 자료를 보냅니다. 발행된 운송장과 서류도 카톡으로 받습니다.
상담 직원스레드에서 초안의 내용과 누락 정보를 확인하고 고객에게 질문하며, 운송 조건을 확인합니다. 발행 승인은 접수 담당 직원이 합니다(통관 검토는 승인이 아닙니다).
통관 담당자품목 분류, 수출 제한 품목 여부와 도착 국가의 수입 제한처럼 판단이 필요한 건을 검토합니다.
운영자콘솔에서 담당자가 없는 건과 처리가 늦은 건을 확인하고, 국가·운송 서비스·품목별 필수 항목을 관리합니다.

바이어 견적과 PI·CI·패킹리스트는 무역 카톡 슬랙 연동, 견적부터 PI·CI·패킹리스트 초안까지, 왓츠앱으로 오는 해외 바이어 문의는 왓츠앱 슬랙 연동, 해외 바이어 문의를 번역과 함께 받기에서 설명합니다.

자주 묻는 질문

고객이 새 앱을 깔거나 회원가입을 해야 하나요?

아니요. 고객은 쓰던 카카오톡으로 채널에 문의하고 사진과 인보이스, 패킹리스트 파일을 보냅니다. 발행된 운송장도 같은 카톡으로 받습니다.

운송장은 AI가 발행하나요?

아니요. AI는 운송장 초안만 작성하고, 발행은 직원이 확인하고 승인한 뒤 진행됩니다.

인보이스에 없는 우편번호나 무게는 어떻게 채우나요?

누락 항목과 고객에게 확인할 질문 초안이 슬랙에 표시됩니다. 직원이 질문을 보내 고객이 답하면 직원이 고객 답변을 보고 무게·크기·전화번호·우편번호를 입력합니다.

발행한 운송장의 주소를 바꾸려면 어떻게 하나요?

발행된 운송장은 원본으로 보관하고, 변경 사항은 별도 정정본으로 관리합니다. 직원이 정정본을 승인하면 고객에게 전달하고, 기존 운송장과 정정본은 함께 보관돼 변경 이력이 남습니다. 운송사에 이미 접수된 건은 직원이 따로 정정합니다.

이미 쓰는 업무 시스템이나 고객 포털과 연결되나요?

기존 업무 플랫폼과 고객 포털이 있다면 운송장 저장 방식, 번호 부여 규칙, 사용자별 조회 권한을 확인한 뒤 연결 방법을 안내합니다.

개발 문의

지금 쓰고 계신 운송장 양식과 인보이스 샘플을 보내 주세요. 운송장 양식과 인보이스를 검토해 자동 입력 가능한 항목과 직원이 확인할 항목을 구분해 드립니다.

개발 문의