무역자동화, 카톡 견적부터
PI·CI·패킹리스트 초안까지

수출 일을 십 년 넘게 했지만 계산을 잘못해서 문제가 된 적은 드물었습니다. 탈이 나는 건 같은 숫자를 여러 장에 옮겨 적을 때였습니다. 견적서의 품목명을 패킹리스트에 다시 치다가 철자 하나가 바뀌고, 그 서류가 그대로 통관까지 갑니다. 선적 전날 밤에 순중량 한 줄이 틀린 걸 찾겠다고 서류를 전부 다시 뽑아 본 적도 있습니다.

견적에 한 번 적은 품목 줄은 주문을 거쳐 PI, CI, 패킹리스트, 쉬핑마크 같은 무역서류 초안까지 이어집니다. 같은 숫자를 서류마다 다시 치지 않습니다. 예시는 자카르타의 화장품 유통 바이어가 카카오톡 채널로 스킨케어 세트 견적을 물어 온 가상 거래입니다.

1. 카톡 문의는 거래처 Slack 방에서 받습니다

바이어 문의는 거래처마다 따로 있는 Slack 방으로 들어옵니다. 담당자가 그 방에서 답장을 쓰면 바이어의 카톡으로 나갑니다.

2. 견적은 운영 콘솔에서 씁니다

견적은 관리자 계정으로 운영 콘솔에 들어가서 만듭니다. 견적 번호는 QT-2026-0001처럼 연도 뒤에 일련번호가 붙습니다. 품목 줄에는 설명과 HS 코드, 수량, 단가를 적고 박스 수와 순중량, 총중량, CBM까지 직접 넣습니다. 합계는 콘솔이 계산합니다.

3. 확인 창에 체크하고 발행합니다

발행을 누르면 확인 창이 뜨고, '확인했습니다'에 체크해야 넘어갑니다. 체크하기 전에 금액 계산 화면에서 합계를 한 번 더 봅니다.

화요일에 바이어가 수량을 늘릴 테니 단가를 조정해 달라고 했습니다. 단가를 바꿀 때는 같은 번호로 새 판을 냅니다. 이전 판과 보낸 기록은 남습니다. "처음에 얼마였죠?"라는 질문에는 이전 판을 열어 바로 답합니다.

4. 수락하면 주문으로 넘깁니다

바이어가 새 판을 수락하면 견적을 주문으로 바꿉니다. 여기서도 같은 확인 창이 한 번 더 뜹니다. 발행하고 발송한 견적만 주문이 되고, 견적 하나에 주문 하나입니다. 품목 줄은 다시 입력하지 않고 주문으로 넘어갑니다.

유효기간은 기본 30일이고, 지나면 자정에 만료됩니다.

5. 실제 포장과 맞춰 봅니다

견적 때 잡은 박스 수와 실제로 포장한 박스 수는 자주 다릅니다. 40박스로 잡았는데 완충재를 더 넣다 보니 42박스가 되기도 하고, 공장에서 입수를 바꾸기도 합니다. 창고에서 받은 포장 내역을 주문 내용과 대조하고, 주문 화면에 선적 정보를 넣습니다.

숫자가 다르면 서류를 만들기 전에 바이어와 포워더에게 바뀐 박스 수부터 알립니다. 쉬핑마크에도 박스 수가 들어가니 여기서 한 번 멈추는 게 맞습니다.

6. PI·CI·패킹리스트는 초안부터 봅니다

서류는 초안 생성, 검토, 발행, 전송 네 단계를 거칩니다. 주문에서 PI, CI, PL, 쉬핑마크 초안이 영문 양식으로 나옵니다. 쉬핑마크 칸을 비우면 'C/NO. 1-박스수 / MADE IN 원산지'가 표시됩니다.

검토할 때는 서류들을 나란히 놓고 품목명부터 봅니다. 손으로 쓰던 시절에 제일 자주 틀리던 곳입니다. 발행한 PDF는 콘솔에 보관됩니다. 나중에 틀린 곳을 찾으면 같은 번호로 새 버전을 냅니다.

7. B/L은 받아서 붙이고, 서류는 카톡으로 보냅니다

B/L은 포워더나 선사에서 받은 파일을 첨부합니다. 보통 출항 무렵 포워더가 B/L 초안을 메일로 보내 주면, 품목명과 박스 수를 우리 서류와 맞춰 보고 회신합니다. 최종본이 오면 그 파일을 주문에 붙입니다.

서류 PDF는 바이어 카톡으로 보내고, 같은 파일이 거래처 Slack 방에도 올라갑니다. 팀원은 무엇이 나갔는지 방에서 바로 봅니다.

서류에 들어가는 내용은 어디서 오나

사람이 할 일, 시스템이 할 일

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